Cas clients
20+ rapports labo PDF par semaine, ressaisis à la main dans Excel par deux collaboratrices.
Chaîne automatisée du mail au tableau de bord : l'IA extrait les résultats des PDF, les données partent en base et déclenchent des alertes sur seuils.
· Automate mail · Extraction IA de documents· Base de données · Dashboard & alertes
· 8 h gagnées par semaine · 80+ documents traités / mois · 90 % de charge en moins · 20 s entre la réception et des donnée exploitable
Cette entreprise du secteur agroalimentaire reçoit chaque semaine une vingtaine de rapports d’analyse en provenance de laboratoires partenaires. Ces rapports arrivent par mail au format PDF, et chacun contient plusieurs pages de résultats.
Jusqu’à notre intervention, deux collaboratrices étaient mobilisées pour traiter ces rapports : ouvrir chaque mail, télécharger les pièces jointes, lire les PDF page par page, puis ressaisir manuellement les valeurs dans des fichiers Excel. Ce processus était non seulement extrêmement chronophage, mais également source d’erreurs de saisie. Pire encore, il ne permettait aucune analyse transversale ni aucun suivi en temps réel : les données étaient figées dans des tableurs, inexploitables à grande échelle. Par la suite, les données étaient ressaisies dans un autre fichier Excel pour réaliser des tableaux de bord.
Nous avons conçu et déployé une chaîne de traitement entièrement automatisée, du mail jusqu’au tableau de bord :
Un automate surveille en continu la boîte mail dédiée. Dès qu’un mail contenant un rapport est détecté, la pièce jointe PDF est automatiquement téléchargée et placée en file de traitement.
Chaque rapport PDF est analysé par un moteur d’intelligence artificielle qui identifie la structure du document, reconnaît les tableaux de résultats et en extrait les valeurs clés, page après page, quel que soit le format du rapport.
Les données extraites sont nettoyées, validées et structurées automatiquement avant d’être injectées en base de données.
Les données alimentent des tableaux de bord accessibles en temps réel. Des seuils d’alerte ont été paramétrés : si une valeur sort de la fourchette définie par l’entreprise, les responsables concernés sont immédiatement notifiés par mail et via l’interface utilisateur.
Le temps gagné par semaine pour le traitement et la saisie des rapports d’analyse
Documents traités automatiquement par IA chaque mois
de réduction de la charge de travail associé à cette tâche
le temps nécessaire à la remontée d’informations dès la réception d’un document par mail
Est Lyonnais
Une entreprise qui sait qu’elle doit se digitaliser mais ne sait pas par où commencer. Notre audit a identifié les processus à automatiser en priorité, chiffré les gains potentiels et livré une feuille de route concrète. Depuis, nous accompagnons l’entreprise dans la mise en œuvre des recommandations.
